Googleドライブ共有状況一覧出力ツール※フォルダ指定可

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販売数:
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最終更新日:
2022/06/28
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ツールの概要

情報漏洩や機密情報を守るために、把握が必要な「共有状況」。Googleドライブは用意に共有ができてしまうため、便利である反面、リスクもあります。

情報流出リスクを減らすためには、1つ1つのドライブ内のフォルダやファイルの共有権限を確認・管理しておく必要がありますが、通常のGoogleドライブの機能では共有状況の一覧を出力する機能はありません。

正直、一つ一つ確認するのは手間ですよね…

今回はGoogleドライブ内にあるファイルやフォルダの共有状況を一括で一覧を出力するシンプルなツールを開発しました!

社外のパートナーなどにGoogleドライブを共有している組織・会社におすすめのツールです。

Googleドライブ共有状況一覧出力ツールの3つのPOINT

  • POINT1:ドライブ内のフォルダ・ファイルの共有状況を一覧出力!
  • POINT2:オプションでフォルダを指定可能!
  • POINT3:誰でも簡単に使用できるシンプルかつ優しいツール

簡単3ステップ!Googleドライブ共有状況一覧出力ツールのご利用方法

STEP1:ご購入されたGoogleスプレッドシートをコピー

https://assets.st-note.com/img/1655975139262-5p8971o1gx.png?width=800

ご購入いただいたGoogleスプレッドシートは安全のため、閲覧権限のみに制限しています。

スプレッドシートのツールバーにあります「ファイル」→「コピーを作成」で編集権限のあるコピーシートが作成されます。

※コピーシートにはプログラムも一緒にコピーされますので、コードを編集する必要性は全くありませんので、ご安心ください。

STEP2:(任意)「設定シート」にて共有状況を出力したい「フォルダ名」を入力

https://assets.st-note.com/img/1655975148302-xjLVBRjnwB.png?width=800

設定シート」にて共有状況を出力したい「フォルダ名」を指定することができます。

※「設定シート」にてフォルダ名を入力しなかった場合、ドライブ内の全てのファイル・ドライブを対象として、共有状況を出力することになります。

STEP3:ツールバーの「メニュー」より「共有状況一覧出力」をクリック!

https://assets.st-note.com/img/1655975171971-s7xWqaO8S9.png?width=800

ツールバーに本ツール独自の「メニュー」が用意されています。

「メニュー」より「共有状況一覧出力」をクリックいただければ、各ファイル・フォルダの共有状況が「共有状況一覧シート」に出力されます。

出力イメージ

https://assets.st-note.com/img/1655975188386-rpyZVQaxpq.png?width=800

<参考:出力される主な項目>

  • ファイル名(もしくはフォルダ名)
  • 所属するフォルダ名、URL
  • ファイル形式
  • ファイル(またはフォルダ)のURL
  • ファイル(またはフォルダ)のID
  • ファイル(またはフォルダ)の所有者名
  • ファイル(またはフォルダ)の公開範囲
  • ファイル(またはフォルダ)の共有権限
  • 編集権限を持つ指定ユーザー
  • 閲覧権限を持つ指定ユーザー

※共有状況一覧シートは「共有状況一覧出力」メニューを実行されるたびにクリアされます。バックアップが必要な場合は、別のシートにコピペするなどして、バックアップをお取りください。

※「公開範囲」列の出力される内容は、下記の公式ドキュメントをご覧ください。

参考:公開範囲について書かれた公式ドキュメント

※「共有権限」列の出力される内容は、下記の公式ドキュメントをご覧ください。

参考:共有権限について書かれた公式ドキュメント

ご利用上の注意点

  • 本ツールを利用するためには、Googleアカウントが必要になります。
  • 本ツールを利用することで発生した問題の責任は負いかねます。事前に使い方をテスト、理解した上で、ご利用ください。
  • 本ツールは初回利用時に「認証・許可プロセス」が発生します。認証・許可を下記の記事を参考に進めて下さい。
  • ツールおよびプログラムの著作はGASラボにあります。無断での転載・配布やソースコードのコピーは禁止しております。
  • 本ツールは処理時間に上限があります(約6分)。処理時間を超える場合には、フォルダを細かく設定するなどをして対応してください。
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