スプレッドシート変更通知ツール※Slackやメールに変更を通知

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最終更新日:
2022/07/04
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ツールの概要

業績や顧客対応状況などを共有されたスプレッドシートで管理している組織も多いのではないでしょうか。

リアルタイムに情報変更を把握するためにスプレッドシートを何度も確認するのは手間ですよね。

今回は特定のGoogleスプレッドシートが変更された際にSlackやメールにて通知することができるシンプルなツールを開発しました!

組織や複数人でスプレッドシートを共有しているシーンで活躍するツールです。

スプレッドシート変更通知ツールの3つのPOINT

  • POINT1:スプレッドシートが変更された際にSlackやメールで変更を通知!
  • POINT2:変更を検知するシートやカラム(列)を指定可能!
  • POINT3:誰でも簡単に設定できる優しい操作性

簡単3ステップ!スプレッドシート変更通知ツールのご利用方法

STEP1:ご購入されたGoogleスプレッドシートをコピー

https://assets.st-note.com/img/1656064305670-BhXf9WTWGa.png?width=800

ご購入いただいたGoogleスプレッドシートは安全のため、閲覧権限のみに制限しています。

スプレッドシートのツールバーにあります「ファイル」→「コピーを作成」で編集権限のあるコピーシートが作成されます。

※コピーシートにはプログラムも一緒にコピーされますので、コードを編集する必要性は全くありませんので、ご安心ください。

STEP2:ツールバーの「メニュー」より「設定」をクリック。

https://assets.st-note.com/img/1656064324189-maUjPvNXJH.png?width=800

ツールバーに本ツール独自の「メニュー」が用意されています。

「メニュー」より「設定」をクリックいただければ、設定用のサイドバーが表示されます。

STEP3:設定用サイドバーにて、変更通知設定情報を入力し、保存をクリック

https://assets.st-note.com/img/1656064367826-OYRfOdffbR.png?width=800

設定用サイドバーにて、下記の変更通知設定情報を入力・設定いただき、保存をクリックしてください。保存が無事に完了しましたら、変更通知が実行されるようになります。

<変更通知設定項目>

  • スプレッドシートのURL

    変更通知を設定したいスプレッドシートのURLを入力します。

  • 変更を検知したいシート

    変更を検知したいシートのシート名を選択します。

  • トリガーにしたいカラム

    変更検知のトリガーにしたいシート上のカラム(列)を指定することができます。全てのカラム(列)に設定することも可能です。

  • 通知方法

    通知方法はEmailもしくはSlack(無料版 or 有料版)を設定します。下記はそれぞれで必要な情報です。

    • Emailの場合:通知するEmailアドレスを入力
    • Slack無料版の場合:Web hook URLを入力
    • Slack有料版の場合: チャネル専用Emailを入力

    ※Slackの無料版、有料版の場合の設定方法は本記事後半に記載しております。

  • 通知メッセージ

    カラムを指定してカスタマイズすることが可能です。

※変更通知を設定したいスプレッドシートのURLを変更する場合、以前に設定されていた変更通知設定は削除され、新しいスプレッドシートの変更通知設定が新たに適用される仕様となっています。

※通知をオフにしたい場合は「通知をオン」のトグルボタンをオフに設定してください。

本ツールを利用した際の通知イメージ(Slackの場合)

https://assets.st-note.com/img/1656064400517-64064blGK0.png?width=800

事前に設定した通知文字列と一緒に対象のスプレッドシートのURLリンクが表示されます。(これは、メールでの通知を設定した場合も同様です。)

【TIPS】複数のスプレッドシートの変更通知を設定する方法

本ツールではツール1つにつき、1つのスプレッドシートの変更通知を設定することができます。

そのため、複数のスプレッドシートにて変更通知を設定する場合には、ツールを複数コピーしていただき、それぞれのツールにて変更通知を設定していただく形になります。

ご利用上の注意点

  • 本ツールを利用するためには、Googleアカウントが必要になります。
  • 本ツールを利用することで発生した問題の責任は負いかねます。事前に使い方をテスト、理解した上で、ご利用ください。
  • Emailでの通知の場合やSlack有料アカウントの場合、Google Apps Scriptを使用して、メールを送信する仕組みを採用しており、1日に転送できる上限は100通(厳密には、CC、BCCを含む宛先の数)です。ご注意ください。
  • 本ツールは初回利用時に「認証・許可プロセス」が発生します。認証・許可を下記の記事を参考に進めて下さい。
  • ツールおよびプログラムの著作はGASラボにあります。無断での転載・配布やソースコードのコピーは禁止しております。

Slackへの変更通知設定に関する補足

Slack無料版をご利用の方へ:Web hook URLの取得方法

ツール内のシートにスクリーンショット付きで手順の紹介を掲載しています。そちらをご参考にしていただければ幸いです。

Slack有料版をご利用の方へ:チャネル専用Emailの取得方法

下記の公式ヘルプページにチャネル専用Emailの取得方法が記載されておりますので、ご覧ください。

参考:Slackチャネル専用Emailの取得方法

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