Googleドライブ削除アイテム監視ツール

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最終更新日:
2022/08/10
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ツールの概要

Googleドライブは組織内や他の人と共有が簡単にできる点が便利な反面、共有フォルダに存在した大事なファイルやフォルダが誤って消されてしまうリスクがあります。

誤って削除されたアイテムにすぐに気づけば復元できますが、ゴミ箱フォルダに移動してから30日間過ぎてしまうと、完全削除されてしまう仕組みになっています。

誤って削除されてしまったアイテムにタイムリーに気づけるようにするために、今回はGoogleドライブの削除アイテムを監視し、毎日監視結果を通知するツールを開発しました。

本ツールを利用する上で、プログラミングの知識は必要ありません。多くの方に利用いただけるよう、エクセルやスプレッドシートを利用した経験が少しでもある方であれば、簡単に操作することができる仕様にしております。

Googleドライブ削除アイテム監視ツールの3つのPOINT

  • POINT1:毎日ドライブを監視し、削除されたアイテムをメールで通知
  • POINT2:監視結果はメールだけではなく、スプレッドシートに監視ログとしても出力
  • POINT3:入力とクリックのみ!初心者でも安心の簡単操作

Googleドライブ削除アイテム監視ツールのご利用方法

STEP1:ご購入されたGoogleスプレッドシートをコピー

https://assets.st-note.com/img/1660015814219-P6RFfl42PS.png?width=800

購入されたGoogleスプレッドシートは安全のため、閲覧権限のみに制限しています。

スプレッドシートのツールバーにあります「ファイル」→「コピーを作成」で編集権限のあるコピーシートが作成されます。

コピーシートにはプログラムも一緒にコピーされますので、コードを編集する必要性は全くありませんので、ご安心ください。

STEP2:設定シートにて、監視結果を通知する先のメールアドレスを入力

https://assets.st-note.com/img/1660015830628-BupfHbDT48.png?width=800

本ツールの設定シートに、監視結果を通知する先のメールアドレスを入力してください。

STEP3:ツールバーの「メニュー」より「手動チェック実行」をクリック

https://assets.st-note.com/img/1660015852070-Ld0KcbqZYX.png?width=800

ツールバーに本ツール独自の「メニュー」が用意されています。

「メニュー」より「手動チェック実行」をクリックしてください。

手動チェック実行をクリックしましたら、監視の処理が実行され、処理結果が下記の2つの方法で通知・出力されます。

・指定されたメールアドレスにメールにて監視結果を通知

メールでの監視結果通知イメージ

https://assets.st-note.com/img/1660015868482-srhrMnPxim.png?width=800

・「監視ログ」シートに監視結果を出力

監視ログシートのイメージ

https://assets.st-note.com/img/1660015886056-IXQ6467bes.png?width=800

また、手動チェック実行をクリックすることで、毎日AM10時に自動で監視処理が実行されるようになります。

※補足:共有フォルダ内のご自身がオーナーのアイテムが他の人によって削除された場合

アイテムは共有フォルダ内からは消えますが、ゴミ箱にアイテムは移動せず、ご自身のマイドライブに残ります。本ツールはゴミ箱に移動されたアイテムを検知するツールです。従って、このケースの変更については検知することができない仕様となっております。

ご利用上の注意点

  • 本ツールを利用するためには、Googleアカウントが必要になります。
  • 本ツールを利用することで発生した問題の責任は負いかねます。事前に使い方をテスト、理解した上で、ご利用ください。
  • 本ツールは初回利用時、トリガー設定時に「認証・許可プロセス」が発生します。認証・許可を下記の記事を参考に進めて下さい。
  • ツールおよびプログラムの著作はGASラボにあります。無断での転載・配布やソースコードのコピーは禁止しております。
  • 本ツールは処理時間に上限があります(約6分)。そのため、削除されたアイテムが大量である場合には、処理を完了できない可能性もあります。

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