Gmail一括PDF変換ツール※Googleドライブに自動保存

メール管理
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最終更新日:
2022/08/16
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ツールの概要

フリーランスなど個人事業主の方や、物販事業者の方、経理業務に日々携わる方など、多くの方がメールをPDFに変換してGoogleドライブに保存するという作業をされているのではないでしょうか。

メールをPDFに変換して、Googleドライブに保存するというタスクは単純な作業ではありますが、PDF変換するメールの数が多いほど、作業に要する時間が増えてしまいます。

今回はこのような単純作業を自動化できる、Gmail一括PDF変換ツールを開発しました。

このツールを利用すれば、簡単な入力とクリック操作で特定の条件に合致するGmailを自動でPDFに変換し、指定したフォルダに自動で保存することができます。

作業効率は間違いなく劇的に改善することができるでしょう。

本ツールを利用する上で、プログラミングの知識は必要ありません。多くの方に利用いただけるよう、エクセルやスプレッドシートを利用した経験が少しでもある方であれば、簡単に操作することができる仕様にしております。

Gmail一括PDF変換ツールの3つのPOINT

  • POINT1:特定の条件に合致するGmailを自動でPDFに変換
  • POINT2:変換したPDFファイルは指定したフォルダに自動保存
  • POINT3:入力とクリックのみ!初心者でも安心の簡単操作

簡単3STEP!Gmail一括PDF変換ツールのご利用方法

STEP1:ご購入されたGoogleスプレッドシートをコピー

https://assets.st-note.com/img/1660128622474-V43Xa6YHga.png?width=800

購入されたGoogleスプレッドシートは安全のため、閲覧権限のみに制限しています。

スプレッドシートのツールバーにあります「ファイル」→「コピーを作成」で編集権限のあるコピーシートが作成されます。

コピーシートにはプログラムも一緒にコピーされますので、コードを編集する必要性は全くありませんので、ご安心ください。

STEP2:設定シートにて、メール検索条件と保存先フォルダ、取得・保存するメール件数を設定

https://assets.st-note.com/img/1660128660284-8UuBaDwM4F.png?width=800

本ツールの「設定シート」にて、メールの検索条件及び、PDFファイルの保存先フォルダ名、取得・保存するメール件数を指定します。

  • 「検索する文字列(メールの検索条件)」:「Gmail で使用できる検索演算子」を使用して指定します。
  • 「保存先ドライブのフォルダ」:事前に用意した添付ファイルの保存先のフォルダ名を指定します。※参考記事:Googleドライブでのフォルダの作成方法に関する記事
  • 「取得・保存するメール件数(直近)」:メールの検索条件に合致するメールのうち、取得・保存するメール件数を指定することができます。空欄の場合は検索条件に合致するメールのうち「直近5件」を処理します。

STEP3:ツールバーの「メニュー」より「スレッドを保存」をクリック

https://assets.st-note.com/img/1660128678370-m4HqHbzea7.png?width=800

ツールバーに本ツール独自の「メニュー」が用意されています。

「メニュー」より「スレッドを保存」をクリックしてください。

スレッドを保存を実行すると、設定シートで設定した「検索する文字列(メールの検索条件)」に合致するメールスレッドを「取得・保存するメール件数(直近)」を上限に、自動で一括でPDFファイルに変換し、指定した「保存先ドライブのフォルダ」に保存されていきます。

▼生成されたPDFファイルのイメージ

https://assets.st-note.com/img/1660128758773-XgdqOnSLZF.png?width=800

また、保存記録シートに下記画像のようなイメージで情報が蓄積されていきます。

▼保存記録シートのイメージ

https://assets.st-note.com/img/1660128729621-k08jZpQE9K.png?width=800

<保存記録シートに出力される情報>

  • スレッドID
  • メールの件名
  • PDF保存日時
  • PDF保存先フォルダURL

※補足:こちらの「保存記録シート」に記録されているスレッドは、2回目以降スレッドを保存を試行した際に無視されるようになっています。(スレッドIDで判定をしています)

→誤って変換したPDFファイルを削除してしまい、再度PDF変換を実行したい場合などには、保存記録シートの該当の行を行ごと削除して、改めてお試しください。

ご利用上の注意点

  • 本ツールを利用するためには、Googleアカウントが必要になります。
  • 本ツールを利用することで発生した問題の責任は負いかねます。事前に使い方をテスト、理解した上で、ご利用ください。
  • 本ツールは初回利用時、トリガー設定時に「認証・許可プロセス」が発生します。認証・許可を下記の記事を参考に進めて下さい。
  • ツールおよびプログラムの著作はGASラボにあります。無断での転載・配布やソースコードのコピーは禁止しております。
  • 本ツールは処理時間に上限があります(約6分)。そのため、PDFに一括変換したいメールが多数の場合には、処理を完了できない可能性もあります。「取得・保存するメール件数(直近)」を減らすなどして調整してください。

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