Google ドライブで、「リンクを知っている全員」や社外の人に共有したままのファイル・フォルダを一覧にして、週1回まとめて自分にメールで知らせます。前回の点検から新しく増えた・広がった共有だけが目立つので、「昔送ったリンクが今も開いたまま」に気づけます。点検は見るだけで、ファイルの中身は読まず、共有も変えません。

こんな方に

• 取引先や外注さんとドライブでファイルをやりとりしている、フリーランス・小さな事業者・事務担当の方
• 「リンクを知っている全員」で送った見積もりや資料が、今も開いたままになっていないか心配な方
• 共有の一覧を一度出すだけでなく、定期的に見直したい方

できること

• 自分が持ち主のファイル・フォルダ（ゴミ箱を除く）の共有の設定を読み、外に開いているものを「共有の一覧」シートに危ない順に並べます
  • 一般公開（インターネットで検索できる）／リンクを知っている全員／ウェブに公開しているかも（ドキュメントの「ウェブに公開」や、公開中の Google フォーム）／社外のドメイン全体／社外の人・グループ
  • それぞれの役割（編集者・閲覧者（コメント可）・閲覧者）も出します
• 「社内」とみなすドメインとアドレスは「設定」で決められます（初期は自分のアドレスのドメイン）。リンクの共有と一般公開は、社内の設定にかかわらず必ず出します
• 前回の点検と比べて「新しく増えた」「広がった」（相手が増えた・閲覧者→編集者・リンク→一般公開など）を出します
• 意図して共有しているものは「確認済み」にチェック。共有が広がらない限り、もう知らせません。メモの欄にはわけを書いておけます
• 最終更新から長く（初期 180日）たっているのに開いたままのものに「古いまま」の印を付けます
• フォルダごと共有しているときは、中のファイルを1行ずつ並べず、フォルダの行に「中のファイル ○件」とまとめます。中の1ファイルだけに足した共有は、そのファイルの行に出します
• 週1回のまとめ: 毎週決まった曜日・時刻（初期 月曜 9時台）に点検して、自分宛てに1通。新しく増えた共有が無い週も届くので、届かない週は止まっていると気づけます

見るだけです（共有は変えません）

• 点検はファイルの「情報（名前・種類・共有の設定・最終更新）」を読むだけです。ファイルの中身は読みません
• 共有を外す・変える機能はありません。外すのは、一覧やメールのリンクからファイルを開いて、ドライブの「共有」からご自身で行います（誤って取引先が見られなくなることがありません）
• まとめのメールは、あなた宛てにだけ送ります（宛先に書けるのは、自分と「社内とみなす」ドメイン・アドレスだけです。まとめには社外の相手のアドレスとファイル名が載るため）
• 一覧には社外の相手のアドレスとファイル名が並ぶので、このスプレッドシート自体はだれにも共有しないでください。共有されていると、まとめのメールで知らせます

導入（購入後）

1. ドライブに複製された「ドライブの共有しっぱなしを点検する v1.0」を開きます（シートはまだ空です。何も入っていなくて正常です）
2. 「拡張機能 → Apps Script」を開き、上の関数名が「はじめに」になっていることを確かめて「▶ 実行」を押します
3. 権限の確認 → アカウントを選ぶ → 「このアプリは Google で確認されていません」と出たら「詳細」→「（プロジェクト名）（安全ではないページ）に移動」→ 権限の一覧で「すべて選択」にチェック →「続行」（自分で動かすスクリプトでは必ず出る画面です。チェック欄は最初は空のことがあります）
4. スプレッドシートを読み込み直すと、メニューに「共有の点検」が出ます。「① シートを用意する」を押すと「設定」「共有の一覧」「点検ログ」のシートができます
5. 「設定」の「社内とみなすドメイン」「社内とみなすアドレス」を確かめます（gmail.com などの無料メールのドメイン、プロバイダのドメイン、co.jp のような広すぎる書き方は書けません。社内扱いにしたい人は、アドレスで1人ずつ書きます）
6. 「② 今すぐ点検する」で一覧ができます。ファイルが多いと1回で終わらないことがあります。そのときはもう一度押すと続きから点検します
7. 「③ 試しにまとめを1通送る」で、自分にメールが届くかを確かめます
8. 「④ 週1回の自動点検をオンにする」。1時間ごとに動き、決めた曜日・時刻を過ぎた最初の回に点検を始めて、終わったらまとめを1通送ります

求める権限について

• ドライブ: ファイルの情報（名前・種類・共有の設定・最終更新）を見るためです。中身を読む・変える・消す権限は求めません
• スプレッドシート: このスプレッドシートだけを読み書きします
• メールを送る: 週1回のまとめを、あなた宛てに送るためです。Gmail の中身を読む権限は求めません
• そのほか: メニューを出す・週1回の自動実行・あなたのメールアドレスを知る（まとめの宛先と「社内」の初期値のため）。外部への接続の権限はありません

知っておいてほしいこと

• 見るのは、あなたが持ち主のファイル・フォルダだけです。ほかの人が持ち主のファイル、共有ドライブ（チームのドライブ）のファイルは見ません
• ショートカットは数えません（共有の本体は元のファイルです）
• 社内のドメインのグループ（メーリングリスト）への共有は社内として数えます。グループに社外の人を入れている場合は、そのグループの中までは見ません
• 点検するのは、このスプレッドシートを用意した人のドライブです。ほかの人が「今すぐ点検」を押しても動きません
• まとめのメールや Google からのエラーのお知らせは、Gmail の「迷惑メール」に入ることがあります。ときどき確かめてください
• 自動の仕掛けは、オンにした人の Google アカウントで動きます。承認の画面で権限を外すと止まり、その理由がメールとスプレッドシートを開いたときの知らせに出るように作っています（手元のテストで確認。実機では未確認）
• 「共有の一覧」はスクリプトが毎回書き直します。書くのは「確認済み」と「メモ」の欄だけにしてください（右に列を足すと、点検のたびに行の並びが変わるので、足した列の書き込みがほかのファイルの横にずれます）

動作確認

2026年10月、作者の個人の Google アカウント（Gmail）で確かめました。

• 点検（自分が持ち主の 28件・約10秒）: 「リンクを知っている全員」のファイルとフォルダ、社外の人への共有、「ウェブに公開」したドキュメント、公開中の Google フォームが一覧に出ること
• フォルダをリンク共有したとき、中のファイルはフォルダの行の「中のファイル 2件」にまとまること
• 「確認済み」にしたものは次の点検でもそのまま・メモも残ること／閲覧者→編集者に変えると「広がった」になってチェックが外れること／共有を外すと「もう共有していない」→ 次の点検で消えること
• 試しの1通と、自動の1回目のまとめが Gmail の受信トレイに届くこと
• 「ウェブに公開」は Google が共有の相手として出さないため、「共有中なのに相手がいない」ことから「公開しているかも」として出します。そのため、ほかの人（社内の人を含む）やリンクでも共有しているファイルを公開した場合は、見分けられません（その共有の行だけが出ます）。フォルダの中のファイルを公開した場合も同じです
• 会社のアカウント（Google Workspace）の「社内のドメイン」「グループ」「ドメイン全体への共有」は、手元のテストだけで確かめています

動作環境・制限

• パソコンのブラウザで設定します（スマートフォンでは設定できません）
• 1時間ごとに動くので、まとめは設定の時刻の「その時台」か、ファイルが多ければその後の回に届きます
• 学校や会社のアカウントでは、管理者の設定によって使えないことがあります

ご注意

• 個人が作った非公式のツールです。Google とは関係ありません
• 共有の最終的な確認は、ドライブの画面でご自身でしてください。このツールは、共有の設定をもとに知らせるだけです
• ご購入いただいた方ご本人（または自社）での利用に限ります。再配布・転売はご遠慮ください