Googleドライブ更新通知ツール※全ファイルの更新を自動で監視
ツールの概要
共有機能が便利なGoogleドライブですが、他者と共有しているファイルの更新を可能な限りタイムリーに確認したい方も多いのではないでしょうか。
Googleドライブには、ドライブ内の更新されたファイルを通知する機能は現時点ではありません。
個別のスプレッドシートで更新通知を受け取る設定もできますが、すべてのスプレッドシートに一つ一つ更新通知を設定することは現実的ではありません。
人力で更新日時や削除されたアイテムを確認していくのも手間がかかります。
今回はこのような課題を解決できる「Googleドライブ内の全ファイルの更新を監視して、メールで通知するツール」を開発しました。
本ツールでは、1日に一回、直近24時間で更新があったファイルをすべてリストアップし、メールで通知します。
通知先のメールアドレスは複数設定することも可能です。
ドライブの管理者の方には是非おすすめしたいツールです。
Googleドライブ更新通知ツールの3つのPOINT
- POINT1：Googleドライブの全ファイルを監視！更新されたファイルをメールで通知！
- POINT2：通知メールは複数のメールアドレス宛に送信可能！
- POINT3：入力とクリックのみ！初心者でも安心の簡単操作
Googleドライブ更新通知ツールのご利用方法
STEP１：ご購入されたGoogleスプレッドシートをコピー
購入されたGoogleスプレッドシートは安全のため、閲覧権限のみに制限しています。
スプレッドシートのツールバーにあります「ファイル」→「コピーを作成」で編集権限のあるコピーシートが作成されます。
コピーシートにはプログラムも一緒にコピーされますので、コードを編集する必要性は全くありませんので、ご安心ください。
STEP2：「通知先メールリストシート」にて、監視結果の通知先メールアドレスを入力
本ツールの通知先メールリストシートに、監視結果の通知先のメールアドレスを入力してください。
通知先メールアドレスは最大で5件まで登録することができます。
STEP3：ツールバーの「メニュー」より「定期実行設定」をクリック
ツールバーに本ツール独自の「メニュー」が用意されています。「メニュー」より「定期実行設定」をクリックしてください。
定期実行設定をクリックしましたら、毎朝8時〜9時の間に直近24時間以内の更新されたファイルをリストアップした通知メールが届くようになります。
▼通知メールのイメージ
その他、通知メールとは別に「ファイル更新ログ」シートに詳細情報が記録されていきます。
▼ファイル更新ログのイメージ
＜ファイル更新ログシートに記録される項目＞
- 更新日時
- ファイル名
- ファイルタイプ
- ファイルURL
- ファイルID
- ファイル最終編集者名
- ファイル最終編集者メールアドレス
- リストアップ日
※定期実行をストップしたい場合には、「メニュー」より「定期実行をストップ」をクリックしてください。
【TIPS】手動実行でお好きなタイミングでのチェックも可能です！
お好きなタイミングで直近24時間の更新ファイルをチェックしたい場合は、ツールメニューにあります「手動データ取得」をご利用ください。
ご利用上の注意点
- 本ツールを利用するためには、Googleアカウントが必要になります。
- 本ツールを利用することで発生した問題の責任は負いかねます。事前に使い方をテスト、理解した上で、ご利用ください。
- ファイルのタイプによっては最終更新者情報が取得できない場合もございます。予めご了承ください。
- 本ツールでは、削除アイテムの検知ができません。そのため、下記のツールをご利用されることをおすすめします。
- 本ツールは初回利用時、トリガー設定時に「認証・許可プロセス」が発生します。認証・許可を下記の記事を参考に進めて下さい。
- ツールおよびプログラムの著作はGASラボにあります。無断での転載・配布やソースコードのコピーは禁止しております。
- 本ツールは処理時間に上限があります（約6分）。そのため、更新されたアイテムが大量である場合には、処理を完了できない可能性もあります。
